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CAPITAL LAB, está conformado por las siguientes empresas:
Ambas domiciliadas en la ciudad de Medellín, departamento de Antioquia, República de Colombia.
Dando cumplimiento de las normas contenidas en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto único 1074 de 2015, y demás normas que regulan la protección y tratamiento de datos personales, y en calidad de Responsable del tratamiento de datos personales, se permite dar a conocer la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES en adelante la “Política”.
Para todos los fines pertinentes, el ejercicio de los derechos por los titulares de datos personales y en caso de dudas sobre la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales, el domicilio principal y los datos de contacto y notificación de CAPITAL LAB, serán los siguientes:
CAPITAL LAB se dedica principalmente a la prestación de servicios de consultoría y asesoría contable, financiera, tributaria y fiscal de manera automatizada; estas actividades pueden incluir el procesamiento de la información a través de un software para hacer más eficiente el proceso de presentación y entrega oportuna de las declaraciones de impuestos, informes de resultados u otro derivado del servicio.
CAPITAL LAB recolectará la información que sea suministrada por el titular de forma directa cuando contrata sus servicios, ingresa a su software o hace contacto a través de su sitio web, o cuando ha suscrito cualquier relación contractual con CAPITAL LAB, considerándose Responsable del tratamiento de los datos de conformidad con lo establecido por la legislación vigente.
Durante la prestación de sus servicios, CAPITAL LAB actuará como Encargado de los datos personales de terceros en los eventos en los cuales el Cliente actuando en calidad de Responsable, remita información personal de estos con la única finalidad de permitir la efectiva prestación de los servicios.
1. OBJETO. Dar a conocer la información necesaria y suficiente a los titulares de la información personal que trata CAPITAL LAB, sobre los lineamientos que garantizan la protección de sus datos personales que son objeto de tratamiento a través de los procedimientos y operaciones de CAPITAL LAB, en cumplimiento de la ley, y políticas y procedimientos de atención de consultas y reclamos de los titulares.
2. DESTINATARIOS. La Política está dirigida a potenciales clientes, clientes, terceros, proveedores o contratistas de CAPITAL LAB, siendo aplicable a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan sus datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de CAPITAL LAB, considerado como Responsable o Encargado, según el caso.
Esta Política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento por todas las personas naturales o jurídicas Responsables o Encargadas de cualquier tipo de tratamiento que hagan de las bases de datos personales de CAPITAL LAB.
3. ALCANCE.
4. DEFINICIONES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:
5. PRINCIPIOS Y DEBERES. Para definir claramente el marco de protección de datos personales, el ejercicio del derecho de habeas data y garantizar la confidencialidad de la información personal, CAPITAL LAB se acoge a los principios y deberes generales para cualquier forma de tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales a los cuales tenga acceso.
6. RESPONSABILIDAD. Toda persona que tenga acceso a consultar y realizar cualquier tipo de tratamiento a los datos personales contenidos en bases de datos a cargo de CAPITAL LAB, es Responsable a título personal, por lo cual debe dar cumplimiento a la Política.
Cuando CAPITAL LAB actúe en calidad de Responsable del tratamiento de los datos, su responsabilidad es total frente a estos y asumirá las obligaciones inherentes a su rol. En caso de actuar como Encargado, su responsabilidad estará limitada al tratamiento que ha sido objeto de encargo sin que pueda asumir una responsabilidad igual o superior a la del Responsable o Encargado quién comunica los datos personales.
CAPITAL LAB implementará acuerdos de confidencialidad, contratos de encargo o acuerdos de transmisión o transferencia, cuando aplique, que regulen la forma en que los Responsables o Encargados comparten la información y los fines del encargo.
7. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES. CAPITAL LAB obtendrá datos personales de las siguientes fuentes:
8. TIPOS DE DATOS PERSONALES. Los datos personales que recoleta CAPITAL LAB para su tratamiento son los siguientes:
a. Datos de identificación: nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación.
b. Datos de ubicación y contacto: dirección, teléfono, correo electrónico.
c. Datos de contacto comercial: cargo, posición, organización y área.
d. Datos financieros.
9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.
CAPITAL LAB salvo lo dispuesto en sus políticas internas no realiza el tratamiento de datos sensibles, en caso de requerir su tratamiento lo hará conforme a las excepciones consagradas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
En caso de que CAPITAL LAB recolecte datos sensibles, informará a todos sus titulares que no están obligados a otorgar la autorización para su tratamiento, y el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que les sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles.
CAPITAL LAB no realiza el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo expresa autorización de sus representantes legales y bajo los parámetros establecidos en la ley.
10. TRATAMIENTO Y FINALIDADES. De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información CAPITAL LAB realizará operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, procesamiento y/o supresión.
Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará tratamiento de datos personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.
CAPITAL LAB atendiendo a las diferentes relaciones que tiene con los titulares de los datos personales, podrá tratarlos para finalidades especiales; los diferentes tipos de titulares pueden ser: potenciales clientes, clientes, terceros, proveedores o contratistas.
Los datos personales recolectados por CAPITAL LAB podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
10.1. POTENCIALES CLIENTES
El tratamiento de Datos Personales de potenciales clientes por parte CAPITAL LAB tendrá las siguientes finalidades:
a) Comercializar y ofrecer los servicios de CAPITAL LAB.
10.2. CLIENTES
El tratamiento de Datos Personales por parte CAPITAL LAB tendrá las siguientes finalidades:
a) Suscribir los acuerdos o contratos necesarios para la prestación del servicio.
b) Permitir el ingreso y uso del sitio web y del software de propiedad de CAPITAL LAB para la gestión de las obligaciones contables y tributarias.
c) Para la prestación de los servicios de consultoría y asesoría contable, financiera, tributaria y fiscal, y para cualquier actividad relacionada con la relación comercial suscrita entre este y CAPITAL LAB.
d) Extraer información contable y tributaria contenida en el sitio web de la entidad de impuestos oficial que pudiera contener otros datos personales de terceros con la finalidad de prestar los servicios contratados.
e) Contactar al cliente para gestionar los servicios prestados por CAPITAL LAB.
f) Enviar comunicaciones relacionadas con los servicios prestados por CAPITAL LAB.
g) Facturar la venta de los servicios ofrecidos por CAPITAL LAB.
h) Remitir las respuestas de las peticiones, consultas o reclamos a los clientes.
i) Dar a conocer y divulgar los servicios ofrecidos por CAPITAL LAB.
j) Realizar campañas, actividades de divulgación en lo relacionado con promociones, ofertas, tarifas especiales, eventos y demás publicidad que sea de interés para el cliente sobre los servicios ofrecidos por CAPITAL LAB.
k) Envío de comunicaciones sobre la disponibilidad de servicios; y novedades de los mismos.
l) Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias, y comportamiento de consumo relacionados con los servicios que ofrece CAPITAL LAB.
m) Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y contables.
n) Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos a través de encuestas de satisfacción.
10.3. TERCEROS
Entiéndase por Terceros a las personas naturales de quienes se recolectan datos personales cuando un Cliente los comparte con CAPITAL LAB para la prestación del servicio contratado. CAPITAL LAB actúa en este caso, en calidad de Encargado del tratamiento de los datos personales.
CAPITAL LAB recolectará la información de Terceros a través de la transmisión o comunicación que haga el Responsable de la información en virtud de la relación comercial suscrita, estando éste obligado a obtener la autorización del tratamiento por parte del Tercero.
La recolección de la información de terceros se hará para la prestación de los servicios comercializados por CAPITAL LAB.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de terceros serán:
Por lo anterior, no existirá ninguna relación o vinculación entre CAPITAL LAB y el Tercero titular de los datos personales proporcionados por el Cliente; la única relación comercial que existe será entre el Responsable -Cliente- y el Tercero. En este caso, la recolección de los datos de los titulares se hará bajo la responsabilidad directa del Responsable del tratamiento de datos.
10.4. PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS
a) Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección de proveedores y contratistas, contractuales o relacionados con éstos.
b) Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.
c) Gestionar la cadena presupuestal de CAPITAL LAB en lo relacionado con pagos, y la emisión de certificados de ingresos y retenciones.
d) Gestionar el proceso contable de CAPITAL LAB.
e) Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.
f) Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas o solicitudes de las entidades de control.
g) Expedir las órdenes de compra para la solicitud de servicios y/o productos.
h) Para el procesamiento, recibo y pago de los servicios y/o productos prestados y comercializados por los contratistas y proveedores.
i) Mantener un archivo digital que permita hacer el correspondiente seguimiento a cada contrato.
11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES. CAPITAL LAB en principio no transfiere ni transmite datos personales a terceros dentro o fuera del país.
En caso de requerir para el tratamiento de datos, la transferencia o transmisión, lo hará con quienes tenga relación comercial que le provean de servicios necesarios para su debida operación. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.
En todo caso, cuando CAPITAL LAB transmita o transfiera los datos a uno o varios encargados o Responsables ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión o acuerdo de transferencia de datos personales conforme con los requisitos establecidos en la ley.
Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones de CAPITAL LAB como Responsable bajo la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales fijada por este y a realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.
Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:
Las transmisiones internacionales de datos personales no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento o autorización cuando exista el contrato de transmisión.
En caso de transferencia se dará cumplimiento a las obligaciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
CAPITAL LAB adoptará la prohibición de transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Solo podrá realizar la transferencia de datos en los casos excepcionales previstos por la Ley o siempre que, la Superintendencia de Industria y Comercio haya proferido declaración de conformidad o siempre que se suscriba contrato u otro instrumento negocial, a efectos de realizar la transferencia internacional, para lo cual contará con presunción de viabilidad y con declaratoria de conformidad cuando se logre demostrar los siguientes requisitos:
12. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS. En el tratamiento de datos personales por parte de CAPITAL LAB se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:
a. Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a él o los Encargados del tratamiento de datos.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los datos personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de datos de conformidad con la ley.
c. Ser informado por CAPITAL LAB o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos.
d. Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que, en el tratamiento CAPITAL LAB o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
f. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
La información solicitada por los titulares de los datos personales será suministrada principalmente por medios electrónicos, o por cualquier otro sólo si así lo requiere el titular. La información suministrada por CAPITAL LAB será entregada sin barreras técnicas que impidan su acceso; su contenido será de fácil lectura, acceso y tendrá que corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
CAPITAL LAB, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
a. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles.
c. Los derechos que le asisten como titular.
d. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
CAPITAL LAB como Responsable del tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el titular lo solicite, entregarle copia de esta.
13. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN PERSONAL. La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas:
a. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
14. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
CAPITAL LAB como Responsable del tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
k. Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Adoptar y conservar el Aviso de Privacidad para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los titulares la existencia de políticas del tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.
15. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Los Encargados del Tratamiento, y en el evento en el cual CAPITAL LAB actúe como encargada, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
d. Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
f. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
g. Registrar en las bases de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
h. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
m. Verificar que el Responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.
16. ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
A continuación, se establecen los lineamientos generales aplicados por CAPITAL LAB con el fin de cumplir con sus obligaciones en cumplimiento de los principios para la administración de datos personales.
Estos lineamientos son complementarios a las políticas, procedimientos o instructivos generales actualmente existentes o que se llegaren a implementar en CAPITAL LAB.
16.1. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Todos los miembros de CAPITAL LAB al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final o cualquier otra actividad de tratamiento.
16.2. USO DE LA INFORMACIÓN
La información de carácter personal contenida en las bases de datos debe ser utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en la presente Política.
16.3. ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN
El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.
16.4. DESTRUCCIÓN
La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción.
La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.
17. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de datos personales bajo Tratamiento de CAPITAL LAB para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas al área encargada de atenderlos o al Oficial de Protección de Datos Personales o quién haga sus veces, en la siguiente dirección de correo electrónico: laboratorio@caplab.com.co
El área o rol antes mencionado será el contacto de los titulares de datos personales, para todos los efectos previstos en esta Política.
18. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con CAPITAL LAB pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada, de acuerdo con los siguientes procedimientos:
18.1. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS:
CAPITAL LAB y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales.
1.Contenido de la consulta: Las consultas dirigidas a CAPITAL LAB deberán contener como mínimo la siguiente información:
a. Nombres y apellidos del titular y/o su representante y/o causahabientes;
b. Lo que se pretende consultar.
c. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular y/o sus causahabientes o representantes;
d. Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.
e. Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por CAPITAL LAB.
Una vez sea recibida la solicitud de consulta de información por parte del titular de los datos o su representante o tercero debidamente autorizado, a través de los canales establecidos, el área respectiva procederá a remitir la solicitud al Oficial de Protección de Datos Personales, quien procederá a verificar que la solicitud contenga todas las especificaciones requeridas a efectos de poder valorar que el derecho se ejerza por un interesado o por un representante de éste, acreditando con ello, que se cuenta con la legitimidad legal para hacerlo.
2. Plazos de Respuesta a consultas: Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
3. Prórroga del plazo de Respuesta: En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
18.2. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS
1. Derechos Garantizados mediante el procedimiento de reclamos:
a) Corrección o actualización: CAPITAL LAB y/o los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante presentación de reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente la solicitud de corrección o actualización.
b) Revocatoria de la autorización o supresión de los datos Personales: CAPITAL LAB y/o los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de solicitar la revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales. Asimismo, se garantiza el derecho de presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de la presente Política de tratamiento de datos personales.
2. Contenido del reclamo: Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:
a. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;
b. Lo que se pretende reclamar
c. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes;
d. Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.
e. Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por CAPITAL LAB
Una vez sea recibido el reclamo de información por parte del titular de los datos o su representante o tercero debidamente autorizado, a través de los canales establecidos por la empresa, el área respectiva procederá a remitir la solicitud al Oficial de Protección de Datos Personales, quien procederá a verificar que el reclamo contenga todas las especificaciones requeridas a efectos de poder valorar que el derecho se ejerza por un interesado o por un representante de éste, acreditando con ello, que se cuenta con la legitimidad legal para hacerlo.
3. Reclamaciones sin cumplimiento de Requisitos legales: En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.
4. Desistimiento del Reclamo: Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
5. Recepción de reclamos que no correspondan a CAPITAL LAB: En caso de que CAPITAL LAB reciba un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
6. Inclusión de leyenda en la base de datos: Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, CAPITAL LAB incluirán en la base de datos donde se encuentren los datos personales del titular, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
7. Plazos de Respuesta a los Reclamos: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
8. Prórroga del plazo de Respuesta: Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. Procedimiento de Supresión de Datos Personales: En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, CAPITAL LAB realizará operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.
19. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS. Las Bases de Datos de CAPITAL LAB tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia.
20. VIGENCIA. La presente Política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.
21. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA. Cualquier cambio sustancial en las Política de Protección y Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto.
Capital Lab
Medellín, Antioquia, Colombia
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